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我国中小企业内部控制工作的不足及完善

发布:2022-04-18 18:24:33   点击:

我国中小企业内部控制工作的不足及完善

内容摘要:随着经济的日益发展,中小企业已经成为我国国民经济体系中的中流砥柱,我国中小企业在不断发展的同时也不断完善自身的内部控制。由于我国市场经济发展还不完善,中小企业的内部控制体系都比较薄弱,这其中尤为突出的表现就是企业家的管理能力不强、企业治理模式不完善、企业内部管理制度欠缺等,这些问题如果长期得不到解决,不但会影响民营企业的持续、健康发展,更会严重影响到国家经济秩序的稳定。中小企业需要依据自身特点,优化控制环境,明确控制目标,改善控制技术,并不断完善内部控制系统,提高内部控制能力与水平。

关键词:中小企业;内部控制;问题;对策

绪论

随着我国经济的蓬勃发展中小企业已成为我国事业和经济发展的推动力,但同时也面临了一系列地问题。企业经营管理者从内部牵制原则出发,沿袭相互制约、相互检查和相互协调的思想,尝试着在组织结构、业务程序、处理手段等方面采取了一系列控制措施,对其所属部门的人员及工作进行组织、制约、激励和调节,形成了许多新的管理控制方法。为了加强企业内部控制制度的建设,迫切需要构建一个全新的内部控制框架,该框架要既与现行内部控制制度、准则、法规相互衔接,在中小企业向大型企业或上市公司发展过程中,其内部控制能顺利过渡,又能充分考虑中小企业自身的特点。

一、内部控制制度的理论基础

企业内部控制是指企业为了保护其经济资源的安全与完整、防范管理漏洞、保证会计信息的真实可靠,利用企业内部分工而产生的相互制约、相互联系的具有控制职能的方式、措施及程序。内部控制的根本目的在于加强企业管理,提高经济效益;其基础是企业内部分工;其核心是一系列具有控制职能的方式、措施及程序。它是现代企事业单位在对经济活动进行管理时所普遍采用的一种控制机制。

1、内部控制的概念与作用

内部控制制度是现代企业治理制度的重要组成部分,它对于保障企业经济资源的安全与完整、维护会计信息的真实可靠、提高企业经营管理能力与水平,发挥着越来越重要的作用。内部控制不仅是一种面大量广的基础性管理,而且也是一种成本低廉、作用长久的治本性管理,是现代化大生产管理系统网络中的基本环节。它所具有的功能和作用已为无数实践所证明,内部控制已成为当今国内外企业组织管理系统的重要组成部分,成为组织内部为实现其业务和管理目标,实施自动防措、变错和纠错,实现自我约束、自我控制的不可缺少的重要手段。国际上已普遍认识到建立、健全完善的内部控制制度对加强企业管理和发展经济有着重要作用。内部控制制度的范围应当涉及企业的各种经济业务,范围扩展得越大,控制就越是严密,作用也就越大。

一般来说,内部控制的作用主要体现在以下几个方面:

(1)有利于企业经营方针的贯彻执行。任何一家企业,要达到一定的经营目标,必须拥有一个相互协调相互制约的内部控制制度。科学管理是一种现实的生产力,是促进经济发展的动力,如果内部控制制度不健全,管理混乱,监督不力,就无法贯彻企业的经营方针。

(2)有利于提高企业的经济效益。企业的经济效益集中体现了经济活动的成果,严格执行内部控制制度,不仅有利于促进经营活动各环节之间保持协调,也有利于促进各环节之间的相互监督和制约,防止错弊现象的发生,促进经济活动健康有序的进行,提高企业经济效益。

(3)有利于防止资产的流失。当前,资产流失现象严重,探究其原因,与企业内部控制制度薄弱、监督措施不健全有很大的关系。内部控制制度不健全,导致财产物资管理混乱、小金库现象严重,以及灰色消费现象的频频发生。加强内部控制制度的建设,可以有效的维护企业财产物资的安全完整,防止资产流失。

(4)有利于防范违纪违法的行为发生。建立健全的内部控制制度,并且在实践中严加执行,有利于消除弄虚作假、营私舞弊的隐患。通过对企业经济活动全过程的内部监控,从制度上加以防范,从源头上进行把关,减少企业的违纪违法行为的发生。内部控制制度体系作为一种严密科学的管理方法,在市场经济发展中越来越得到企业管理界的肯定与重视,精明的企业家在向管理者要效益的同时,通过完善内部控制制度,确保企业经济活动的有效进行,防范错弊行为的发生,提高经济效益和社会效益,把企业推向一个新的发展阶段。

2、内部控制设计的一般原则和方法

(1)内部控制设计的原则内部控制制度设计原则是指企业在建立和设计内部控制体系时必须遵循和依据的客观规律和基本法则。在设计内部控制制度时,应依据内部控制的理论和规范,借鉴内部控制先进经验,立足于企业实际,在企业整体有效的视角中来构建科学、合理、动态的内部控制体系。在我国中小企业内部控制过程中一般坚持一下原则:①相互牵制原则。一项完整的经济业务,如果是经过两个以上的有相互制约环节对其进行监督和核查,其发生错弊现象的几率就很低。②成本效益原则。企业最关心的是经济效益,如果单纯从控制的角度来考虑,参与控制的人员和环节越多,控制措施越严密复杂,控制的效果就越好,其发生的错弊现象就越少,但因控制活动造成的控制成本就越高。因此,在设计内部控制时,一定要考虑控制投入成本和控制产出效益之比,一般来讲,只要对那些在业务处理过程中发挥作用大、影响范围广的关键控制点进行严格控制。③岗位责任原则。内部控制的设立是与企业的管理模式紧密联系的,企业按照其推行的管理模式设立工作岗位,并赋予其责、权、利,规定相应的操作规程和处理程序。④协调配合原则。协调配合原则要求各部门之间、人员之间应相互配合、协调同步、紧密衔接,避免只管相互牵制而不顾办事效率的做法,导致不必要的扯皮和脱节现象。⑤系统网络原则。按照系统网络原则的要求,各项控制点应在企业管理模式的控制之下,设立要齐全且点点相连、环环相扣、不能脱节。

(2)内部控制设计的方法内部控制是衡量现代企业管理的重要标志。因此,加强内部控制是贯彻《会计法》及提高企业管理水平、增强企业竞争力的客观要求。而只有在建立内部控制结构的基础上正确灵活运用各种内部控制方法才能真正将内部控制落到实处。我国中小企业内部控制一般有以下方法:①不相容职务相互分离控制。根据内部控制的要求,单位在确定和完善组织结构的过程中,应当遵循不相容职务相互分离的原则,合理设计会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。②授权批准控制。授权批准控制是指单位在办理各项经济业务时,必须经过规定程序的授权批准。这种控制方法要求单位明确涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。③会计系统控制。会计系统控制要求单位依据《会计法》和国家统一的会计制度,制定适合本单位的会计制度,明确会计凭证、账簿和财务会计报告的处理程序,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。④内部审计控制。内部审计是对会计的控制和再监督。对会计资料进行内部审计,既是内部控制的一个组成部分,又是内部控制的一种特殊形式⑤财产保全控制。广义的财产保全控制可以包括对实物的采购、保管、发货及销售等各个环节进行控制。而狭义的财产保全控制主要包括接近控制、定期盘点控制等。风险控制,风险一般是指某一行动的结果具有变动性,风险控制就是尽可能地防止和避免出现不利的结果。风险分为来自生产经营方面的经营风险和举债带来的财务风险。单位要牢固树立风险意识,对市场和形势谨慎估计,并能随着国内的经济环境和形势的变化转换经营方式和理念,设置风险管理机制。⑥风险控制。风险一般是指某一行动的结果具有变动性,风险控制就是尽可能地防止和避免出现不利的结果。风险分为来自生产经营方面的经营风险和举债带来的财务风险。单位要牢固树立风险意识,对市场和形势谨慎估计,并能随着国内的经济环境和形势的变化转换经营方式和理念,设置风险管理机制。

二、我国中小企业内部控制工作的现状与存在的问题

我国的中小企业已经成为支撑经济增长、吸收就业人口、维护经济和社会稳定的重要力量,其作用和地位随着国家经济战略性调整而日益突出。根据国家经贸委发布的《2001年中国中小企业发展报告》,我国中小企业以其48.5%的资产,安置了69.7%的职工就业,创造了57.1%的社会销售额,还为国家创造了43.2%的税收。事实也证明,凡是中小企业发展势头好的地区也是经济最活跃的地区,江浙、广东地区可为例证。但中小企业的内部控制管理不容乐观。

1、我国中小企业内部控制工作的现状

我国的中小企业发迹于20世纪80年代的短缺经济,发展于90年代国有经济的调整时期,近几年来获得较快的发展速度。大多数中小企业具有规模较小、业务单一、经营灵活、效率较高的优点,相对大企业而言,具有一定的创新优势。由于中小企业是在市场经济中出生和成长起来的,具有很强的生存意识,大多采用了集中一点、寻找空白、特色经营、关键环节突破等经营策略,具备较好的经营弹性。然而,或许正是这些优势造就了它们的诸多劣势:多数中小企业组织结构简单,规章制度缺失,人才缺乏,管理水平不高;有的企业法律法规意识淡薄,有法不学,有法不依,有的逃避金等;有的企业财务不透明,会计信息质量不高,会计处理随意性大,会计信息系统严重失真,如常规性的印单(票)分管制度、重要空白凭证保管使用制度及会计人员分工中的“内部牵制”原则等得不到真正的落实;有的企业会计凭证的填制缺乏合理有效的原始凭证支持;有的企业人为捏造会计事实,篡改会计数据,设置账外账,乱挤乱摊成本,隐瞒或虚报收入和利润;有的企业资产不清,债务不实等等。追根寻源,相当一部分中小企业对建立内部控制制度不够重视,内部控制制度残缺不全或有关内容不够合理;更多的是有章不循,将已订立的企业内部控制制度“印在纸上、挂在墙上”,以应付有关部门的检查、审计,而不管内部控制制度执行情况如何,使内部控制制度流于形式,失去了应有的刚性和严肃性。

2、我国中小企业内部控制工作存在的问题

我国经济一体化进程的不断加快,中小企业将会面对更大的环境变化和市场风险、信贷风险、营运风险、法律风险、管制风险、声誉风险、技术风险等生存风险,而实施科学的内部控制制度就包括建立可以辨认、分析和管理风险的机制,并确认高风险领域,以加强管理。但我国中小企业普遍缺乏这种机制,在会计信息、资产和经营活动三方面的控制缺乏有效性。

(1)会计信息失真现象普遍存在会计信息失真、做假账已经成为全国性的普遍问题。中小型企业账目不清、信息失真的原因主要有三:一是以达到偷逃税金为目的。中小型企业因其规模小、业务量少、交易金额较小等特点,不易引起各检查机关的足够重视。二是以达到粉饰业绩为目的。有些国有中小企业,为了年终向主管机关顺利交差、完成上级下达的经济指标,报喜不报忧,只好在账目上做手脚。三是企业财务基础薄弱,致使会计信息失真。有的中小企业特别是私营企业的会计根本没有会计资格证书,不具备起码的会计基础知识,难免账务处理不出现错误,导致会计信息失真。

南京索龙公司(下称SL)成立于1990年,是一家拥有相当知名度和规模的企业,主要从事食品饮料制造、加工和销售。SL 1997年度会计报表由SL本部及苏州SL食品工贸公司、浙江绍兴SL皇家实业公司、浙江SL集团镜湖保健饮料厂、浙江SL集团涪陵有限责任公司五家具有法人资格、实行独立核算的企业报表汇编而成。1997年合并会计报表反映,该公司年末资产总计45,382万元、负债总计27,296万元、所有者权益18,086万元、利润总额217万元。当年会计报表未经社会中介机构审计。1999年7月,财政部门派出检查组,对SL及其下属四个子公司1997年会计信息质量进行了检查。检查发现,SL财务管理混乱、会计核算不规范、基础工作薄弱、会计信息严重失真。经检查后调整会计报表,该集团实际资产为20,098万元、负债为15,667万元、所有者权益为4,431万元、利润总额为3,271万元。资产、负债、所有者权益分别虚增了126%、74%、308%,利润虚增达3,488万元。检查结果被财政部门公告,在社会上引起了较强的反响。通过上述资料可以看出一些民营业主受到个人意志的限制和利益驱动企业内部财务管理混乱、基础工作薄弱、会计信息严重失真现象在当前还普遍存在。因此,企业必须不断加强企业内部财务管理,建立起一套完整、科学的会计核算体系,作为企业科学管理、良好运行的基础,以促进民营企业快速、健康发展。SL会计信息失真案例以铁证事实说明了这一任务的紧迫性。

(2)资产安全完整系数低中小型企业因内部控制制度未被引起足够重视,在资产管理上暴露出很多问题。主要表现为:①对现金管理不严,造成资金闲置或不足。有的中小企业认为现金越多越好,造成现金闲置;有些企业的资金使用缺少计划安排,过量购置不动产,无法应付经营急需的资金,陷入财务困境。②应收账款周转缓慢,造成资金收回困难。原因是没有建立严格的赊销政策,缺乏有力的催收措施,应收账款不能兑现或形成呆帐。③存货控制薄弱,造成资金呆滞。许多中小企业月末存货占用资金往往超过其营业额的两倍以上,造成资金呆滞,周转失灵。④重钱不重物,资产流失浪费严重。不少中小企业的管理者,对原材料、半成品、固定资产等的管理不到位,出了问题无人追究,资产浪费严重。

(3)经营活动缺乏有效性和合法、合规性我国企业上演了多年的“三国演义”,即1/3企业赢利、1/3企业亏损、另有1/3企业账面基本持平但实际仍属潜亏。企业绩效低下与内部控制质量不高密切相关。中小型企业和大型企业相比虽有经营灵活多变的优势,但在实力、资金及知名度上都无法与之抗衡,因此大多难逃亏损的厄运。而在贯彻国家法规制度方面,中小型企业较大型企业而言在进行经营活动时,更加缺乏合法、合规性。例如对现金的控制只考虑现金收支的量,不考虑现金收支的质,即现金收支活动没有完全在合法状态下进行;对存货的控制只考虑生产对存货的合理需要,不考虑存货在合法状态下流转。

(4)中小企业的控制环境存在明显的不足企业控制环境是指对建立加强或削弱特定政策、秩序及其效率产生影响的各种因素。在很长一段时间内,人们都只是将控制环境作为内部控制的外部因素来看待。其实不然,企业控制环境是一种氛围,塑造企业文化影响企业员工的控制意识,影响企业内部各成员实施控制的自觉性,决定其他控制因素能否发生作用。控制环境直接影响到企业内部控制的贯彻和执行以及企业经营目标及整体战略目标的实现。中小企业由于股权的相对集中(大多为非上市公司),外部因素对其制约能力较弱。因此,应加强企业控制环境的建设,建立健全股东会、董事会、监事会、总经理班子,切实发挥以董事会为主体和核心的内部控制机制,推行职务不兼容制度。即使在董事会成员较少的情况下,也应杜绝高层管理人员交叉任职。如中小企业应发挥所有董事成员的集体智慧和潜能,进行集体决策,尽量避免董事长或执行董事与总经理合为一人。其次应加强管理阶层的管理哲学、管理风格、操守及价值观等软控制的培养与建设,塑造长期、全面、健康的企业文化氛围,使其成员能自觉把诚信尽责和职业道德放在首位,并团结一致使其与公司的战略目标相吻合;最后,要强化企业组织结构建设,界定关键区域的权责分配,建立良好的信息沟通渠道,使公司具有清晰的职位“层次顺序”、流畅的“意见沟通”渠道、有效的“协调”与“合作”体系,为有效的企业内部控制提供良好的环境备件。

三、改善我国中小企业内部控制制度的措施建议

为了提高我国中小企业内部控制的效果,针对我国中小企业内部控制目前存在的问题,结合我国中小企业自身的特点,特提出以下改进对策。

1、建立良好的控制环境,重视人的因素

任何企业的控制活动都存在于一定的控制环境之中,控制环境的好坏,直接影响到企业内部控制的遵循和和执行,以及企业经营目标,整体战略目标的实现。加强和完善企业内部控制,应注意企业内部控制的环境建设,包括经营管理理念,方式和风格,组织机构,授权和分配责任的方法,管理控制方法,人力资源管理政策和实物,外部坏境的影响等,只有建立良好的内部环境,才能保证制度的真正落实,才能真正达到内部控制的目的。企业的内部控制,表面上是管理和会计的控制制度,实际上所有内部控制的关键都在于人,因此完善中小企业内部控制环境必须要从“人”这一要素入手。由此,中小企业的领导者应注重以下几点:①会计人员必须持证上岗,以保证会计人员的业务素质。②被委任的会计岗位领导人员,必须具有相应的职位任职资格,绝对不可以滥竽充数。③企业对会计人员的任用标准、聘用程序、教育培训等应有具体的实施方案并贯彻落实在加强会计人员的专业技术水平和内部控制知识教育的同时,也要加强广大会计人员的思想道德教育。

2、明确权责利关系,建立责任追究制度

中小企业的组织体系通常采用直线制结构进行垂直管理,管理跨度小,管理幅度窄。由于受规模、人力、财力等限制,中小企业内部控制机构的设置和职责划分容易产生交叉重叠现象,影响企业的经营发展。因此,应当根据企业自身的特点和经营管理的需要,避繁就简,避虚务实,从经济性实用性出发,注重实际运作控制。为此,中小企业应从会计控制、实物控制、批准控制等环节做好控制工作。企业各级管理部门和人员必须明确各自的职能和责任,建立责任追究制度。可以把财务指标落实到单位和个人,并赋予财务管理人相应的职责和权限。根据履行的职责情况在年末进行考评,分别给予物质、精神奖励和惩罚。

着重解决企业内不相容职务分离的问题。不相容职务是指哪些集中于一人办理时发生差错的可能性就会增加的两项或多项职务。不相容职务分离是指对不相容职务必须分别由不同部门或人员来办理。如前所述,中小企业因其规模和人员数目的特殊性,无法做到专职专人负责,所以加强不相容职务分离控制,增加岗位设置的牵制性就显得尤为重要。例如:明确出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作;企业财务专用章与法人代表私章由不同人员管理,财务专用章与银行支票应由会计、出纳人员分别保管;明确记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限,使之相互分离、相互制约;在一般情况下处理每项经济业务全过程或者在全过程的某几个重要环节都规定要两个或者两个以上部门、两个或两个以上工作人员分工负责,起到互相监督与制约的作用。

3、建立健全的资产安全完整维护体系

针对中小型企业在资产管理运作方面所暴露的弊端,应采取行之有效的控制手段。①努力提高资金的使用效率。资金作为企业营运的基础是企业财务管理的重要内容,把握资金的来龙去脉,对资金进行合理的分配与运用,对资金的调拨进行严密的权限控制,从而减少资金的流失。中小企业特别要注意对库存现金的控制:核定库存现金限额、不得坐支现金、做到日清日结、严防白条抵库。②加强对应收账款的管理。加强应收账款管理是解决现今中小企业陷入的流动资金紧缺困境的重要措施,是提高资金运用率的最直接、最有效的手段。企业应对赊销客户的信用进行等级评定,定期核定应收账款,制定相应的应收账款催收制度,即根据应收账款的账龄做账龄分析,并根据合同等建立一系列的与工资奖金挂钩的催款措施,尽快缩短收回账款的时间,防止发生坏账。对已经取得确凿证据后确认的死账、呆账,进行妥善安稳的会计处理。③加强对存货的管理。尽可能压缩过时的存货物资,避免大量存货积压在库、资金呆滞,并以科学的方法来确保存货资金的最佳结构。④杜绝重钱不重物的错误思想,加强对各类财产物资的管理。建立健全财产物资管理的内部控制制度,在物资采购、领用、销售及样品管理上建立规范的操作程序,堵住漏洞,维护安全。物资保管员应定期与会计对账以保证账、卡、物相符,以便对出现的差错进行及时正确的处理。

4、企业负责人必须高度重视内部控制制度并自觉接受监督检查

长期以来,由于种种原因,我国中小企业对内部控制制度包括内部会计控制制度的作用普遍认识不足、重视不够。具体表现在:①未建立内部控制制度,或没有成文的内控制度,导致缺乏明确的控制程序和标准。②虽然建立了但很不健全,如较重视供产销环节的程序控制,但忽视内部控制结构的整体协调,较重视对实物的控制,而忽视对行为者的控制,经济往来疏于管理,造成资产不清,债权债务不实。③虽然制定有内部控制制度,而且也较为全面,但仅仅停留在纸上而不执行不落实,未能发挥有效作用来制约会计违法行为的发生。所有权与经营权高度统一的管理模式使得中小企业管理缺乏内部约束性。中小企业中相当一部分属于个体、私营性质,企业的投资者同时就是经营者,企业领导集权现象严重。一些企业之所以内部管理混乱,就是因为一些领导破坏如职责分离、授权批准等内部控制制度。企业管理者的自身问题,从而使得内部控制没有被摆在企业重要的议事安排上。企业领导者必须自觉接受内部控制的制约,力求内部控制在企业中随时发挥作用。会计监督是提高经济效益的有效手段。但现行会计监督存在局限性,会计监督职能没有得到充分发挥。应加大法律法规学习、宣传的力度,为会计监督提供良好环境;全面实行会计人员委派制度,让会计人员依法监督;提高会计人员自身素质,是加强内部会计监督的有效途径。

结论

企业的内部控制制度是为了适应生产经营的管理需要而产生的,是现在企业内部管理制度的一个重要组成部分,只要存在经营活动,就需要有相应的内部控制制度。中小企业正处于快速增长时期,随着规模的不断扩大,企业经营环境的。变化、职能的调整、人员的更替、管理手段的更新,都可能造成内部控制的某些失效,现在行之有效的内部控制系统,可能三、五年后会不再适应。因此,应该根据企业不同发展阶段的具体情况,适时对内部控制系统进行修改、完善,最大程度地发挥其控制功能,使企业的经营管理取得更大的效果,中小企业内部控制问题是复杂多样的,无论何种组织结构,都有其优点和不足。只有根据企业的不同情况、不同问题,采取灵活机动的方式,设计适当的内部控制体系,才能发挥其应有的作用,才能使中小企业得以健康快速地发展。

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